Voordat er scheuren geplakt en kaarten verwijderd kunnen, moet er eerst gepraat, overlegd en gepland worden. Marike van Roon (midden) is adjunct-hoofdconservator bij de Divisie Erfgoed van de Universiteit van Amsterdam en is verantwoordelijk voor de coördinatie van de ontsluiting en digitalisering van de Bijzondere Collecties. Zij zit hier in vergadering met Jan Werner (conservator) en Ellen Borger (coördinator tentoonstellingen). Het gaat over budgetten natuurlijk (dit jaar, volgend jaar, en verder). Maar ook over de praktische aspecten van de eerste digitaliseringsronde.
Voor eind augustus/begin september is de preconservation scan gepland. Dan wordt de huidige staat van alle kaarten vastgelegd (voorkant en achterkant). Dat betekent honderden en honderden scans. Die bestanden moeten namen krijgen conform de gebruikelijke notatiewijze van de UvA beeldcatalogus, opdat dat de scans van elke willekeurige kaart straks makkelijk terug te vinden zijn.
Gelukkig staat de Atlas (om het ouderwets en oneerbiedig te zeggen) niet op één systeemkaartje in de catalogus. Elke kaart heeft een eigen titel en daarmee een unieke code. (Een kaart kan uit meer bladen bestaan, en die krijgen dan de toevoeging A, B, C, etc.). En dat moet het bedrijf dat de scans gaat uitvoeren straks precies volgen.
